2008年12月

たどり着いた人間関係

名刺管理ソフトの使い方について先輩から、グループ分けに気をつけるようにと連絡があった。

名刺に限らず、電話番号やメールアドレスなどを携帯電話やメールソフト・FAXソフトに登録するとき、深く考えないでグループわけをバラバラにしていた。

それぞれのグループわけをノートに書きだしてみると、相手先との関係から大きく三層に分けられる、と見えてきた。

まず、家族縁者。 これは言わずもがなの家族関係。
次に、友人関係。 小中学校から学生時代や社会人になってサークルなどで親しくなった人たち。
最後に、取引関係。 これは現在仕事を一緒にする同僚、同業者、行政を含めた外部の人たち。

つまり生まれてから今までの人間関係を、家族と友人と取引関係に大分類し、
その中で必要に応じてグループ分けする。

携帯電話のアドレスとメールソフトのアドレスをこの方法で見直したら、どちらも7つのグループになった。

なんだか頭の便秘が解消したような気分になった。

名刺管理ソフト

もらった名刺は、反故のA4用紙の裏に貼り付けて保管していた。

しかし必要があって探そうとすると見つからない。

先輩に相談したら、「10年前からスキャナーで取り込んでいる」と言われた。

紹介された名刺管理ソフトを取り寄せ、使ってみて驚いた。

名刺が画像として保管された上、読み取り後のOCR機能も優秀でほとんど訂正の必要がない。

読み込んだメールアドレスでメールを打つこともできる。

こんなに便利になっているとはついぞ知らなんだ。

浦島太郎のような心地。

ワードパッド+ナチュラル入力= RTF

 文案を作成するのはワープロではなくエディタソフトで、日本語はATOKで、とあまり根拠もなく考えていた。別に著述業者ではないので、道具は何でもいいのだけど、固定観念でそう思い込んでいた。
 だが仕事場で何台もパソコンを取り替えているうちに、エディタソフトを組み込んだりATOKを積み込んだりが煩わしくなる。
 今日になって、ATOKを積んでいないWindows機のワードパッドを開いてみたら、IMEのマークが「ナチュラル入力」に切り替わっているのに気がついた。Microsoftの製品でないと、この入力が得られないのであまり有難味を感じていなかったが、ワードパッドでこれが使えるのなら、日本語文案をワードパッド上で作ってしまえばいいのでは、と思いついた。
 単純に文案を文案を作るだけなら、アウトラインプロセッサのようないろいろな機能のついたエディタでなくても充分。すらすら打ち込むことさえできればいいのだから。
 自宅の Macbook でも適当なエディタが見つからず、テキストエディットというワードパッドに似た簡易ワープロで入力して RTFファイル にしてデスクトップに書き付けておく、ということをしていて、なんだ結局同じことか、と今頃気がついた。

仕事を分解し手帳に貼り付ける

手帳を替えることにした。

サイズはほぼ同じで、A4の文書を三つ折にして挟み込むことが出来る。

見開き1週間で左側にスケジュールがあるのも同じだが、時間の目盛りが横書きだったものを、縦書きのものにする。

これだと毎曜日、同じ時間帯にある用事が縦に見通せる。時間の量も見えてくる。

「時間管理術」というものを知った。
http://www.bizark.co.jp/jikanken/index.html

この考え方では、仕事を「1日の作業」に分解し、手帳の予定欄にあてはめていく。

そのとき、作業項目と時間の量を書き入れ、会議や面談のアポイントメントも同じスケジュール欄に書き込む。

つまり使える時間と、やらなくてはならない仕事の量をマッチさせるということらしい。

この考えからも、週間予定の時間メモリは、縦でも横でも同じ時刻は見通せる形式のほうがいいということになる。

新しい手帳を使う前に、また替える事になるかもしれない。
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